Cómo crear documentación técnica en 2025 - Una guía sencilla

¿Qué es la documentación técnica?

La documentación técnica describe lo que un producto puede hacer. Es creada principalmente por equipos de desarrollo de software y de producto, y ayuda a diferentes partes de una empresa a dar soporte al producto.

Documentación técnica es un término amplio. Se refiere a todo, desde tu primer PRD hasta tus docs de API para otros creadores. Definámoslo un poco más.

Diferentes tipos de Documentación Técnica - qué se incluye vs qué no

10 tipos comunes de documentos que se consideran documentación técnica, son:

1. Manuales de Usuario

Son folletos o guías en línea que te muestran cómo usar algo, como una cámara o un software. Están llenos de instrucciones paso a paso.

• Quién lo usa: Cualquiera que intente averiguar cómo usar un producto
• Cuándo se hace: Después de que el producto está hecho pero antes de que se venda

2. Documentación de API

Estos documentos explican cómo los programas de computadora pueden comunicarse entre sí. Si estás construyendo una aplicación, esto te dice cómo conectarla con otro software.

• Quién lo usa: Programadores y desarrolladores de aplicaciones
• Cuándo se hace: Mientras se está creando la herramienta para programadores o justo después de que se termina

3. Manuales para Administradores de Sistemas

Este es un manual para los profesionales de la tecnología que configuran, reparan y se aseguran de que los sistemas informáticos funcionen sin problemas.

• Quién lo usa: Soporte técnico y personal de TI
• Cuándo se hace: Después de que el sistema informático está listo para funcionar

4. Guías de Instalación

Estas guías te dan los pasos para poner en marcha un software o hardware.

• Quién lo usa: Cualquiera que configure nueva tecnología, desde usuarios cotidianos hasta personal de TI
• Cuándo se hace: Después de fabricar el producto pero antes de que salga al mercado

5. Guías de Solución de Problemas

¿Tienes un problema con tu tecnología? Estas guías te ayudan a averiguar qué está mal y cómo solucionarlo.

• Quién lo usa: Usuarios con problemas, mesas de ayuda, profesionales de TI
• Cuándo se hace: Después de que el producto sale, con actualizaciones cuando surgen nuevos problemas

6. White Papers

Piensa en estos como análisis profundos de un tema tecnológico específico, que ofrecen soluciones a desafíos tecnológicos o explican cómo un producto puede ayudar.

• Quién lo usa: Tomadores de decisiones y expertos que buscan información detallada
• Cuándo se hace: En cualquier momento, a menudo para explicar los beneficios de un producto o tecnología

7. Notas de Lanzamiento

Cuando un software recibe una actualización, las notas de lanzamiento te dicen qué hay de nuevo, qué ha mejorado y qué problemas persisten.

• Quién lo usa: Cualquiera que use el software
• Cuándo se hace: Junto con las actualizaciones de software

8. Documentación del producto

Necesitarás mucha escritura para optimizar el desarrollo de tu producto. Y todos tus planes de proyecto son parte de la documentación técnica. Esta lista detallada te dice exactamente lo que un producto puede hacer y sus características.

• Quién lo usa: Los gerentes de producto y otros miembros del equipo suelen defender esto.
• Cuándo se hace: Al inicio de la creación de un producto

9. Preguntas Frecuentes (FAQs)

Aquí encontrarás respuestas a preguntas comunes sobre el uso de un producto o servicio.

• Quién lo usa: Equipos de atención al cliente y usuarios que buscan respuestas rápidas
• Cuándo se hace: Comienza con las preguntas más frecuentes en las llamadas de demostración/descubrimiento. Se expande añadiendo las preguntas más probables que otras personas harán. Las preguntas frecuentes son altamente volátiles según tu ICP, sus hitos de viaje, etc.

Estas comienzan pequeñas y evolucionan con el tiempo, como la mayoría de la documentación de usuario. A medida que tu producto e ICP evolucionan, sus preguntas frecuentes cambiarán. Los redactores técnicos suelen ser quienes se encargan de esto.

10. Guías para Desarrolladores

Estas guías son para los programadores, dándoles los detalles esenciales sobre cómo usar una tecnología o trabajar con una herramienta de programación.

• Quién lo usa: Programadores y constructores de software
• Cuándo se hace: Mientras se crea la tecnología y se actualiza a medida que cambia

Entonces, ¿quién usa la documentación técnica?

La documentación técnica es utilizada por desarrolladores internos, personal de TI, CXOs, PMs, equipos de CS, usuarios finales, y desarrolladores externos.

Y, ¿qué NO es Documentación Técnica?

A veces la gente se confunde y piensa que algunos documentos son guías técnicas cuando en realidad no lo son. Si bien parte de ella, como tu manual de RRHH, es obviamente documentación no técnica, algunos documentos caen en un área gris. Aquí tienes un vistazo rápido:

• Materiales de Marketing: Cosas como folletos y sitios web que pueden usar lenguaje técnico pero que en realidad intentan que compres algo. No son para enseñarte cómo usar o arreglar el producto.
• Planes y Reportes de Negocio: Estos documentos hablan sobre el aspecto técnico de un negocio o nuevas ideas de productos, pero se centran principalmente en hacer planes, estimar ingresos futuros y analizar el mercado.
• Políticas y Procedimientos Internos: Importantes para el funcionamiento de una empresa, pero se tratan más de reglas, de hacer las cosas correctamente y de lo que los empleados deben hacer, no de cómo usar cosas tecnológicas.
• Propuestas Técnicas: Sugieren nuevos proyectos o soluciones tecnológicas, hablando de los beneficios que pueden derivarse, si es posible, y cuánto podría costar, en lugar de ser guías paso a paso.
• Historias de Usuario y Casos de Uso: Muy utilizados al crear software para explicar lo que una característica debe hacer desde el punto de vista del usuario. Ayudan a determinar lo que los usuarios necesitan, pero no son instrucciones técnicas detalladas. No nos malinterpretes, las historias de usuario y los casos de uso ayudan a los equipos a decidir qué construir a continuación. Pero, todavía se considera investigación de mercado, no documentación técnica.

En resumen, aquí tienes una lista ingeniosa sobre lo que es documentación técnica y lo que no es:

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Cómo crear Documentación Técnica

Paso 0: Establece tu guía de estilo de redacción técnica

Tu guía de estilo de redacción técnica ayudará a todos los colaboradores a mantener un tono y una visión consistentes para la escritura. El mejor ejemplo es la Guía de Estilo de Apple. La querida marca trabaja arduamente para mantener un estilo de escritura similar en todas partes.

Y tú también deberías hacerlo.

Aunque puede que no importe ahora mismo, importará dentro de unos meses cuando tu equipo y base de usuarios crezcan. Esto incluye la definición de fuentes, instrucciones paso a paso para la creación de documentos y detalles del flujo de trabajo.

Paso 1: Averigua lo que necesitas ahora mismo

No necesitas los 10 tipos de documentación de inmediato. Diferentes necesidades evolucionan y surgen a lo largo de tu ciclo de vida de desarrollo:

1. Día 0 a Día 30: Etapa de ideación

• Especificaciones del Producto: Comienza con la idea central de tu producto. Delinea las características, capacidades y necesidades del usuario.

2. Mes 1 a Mes 6: Etapa de desarrollo

• Documentación de API: Si tu producto incluye APIs, comienza a redactar la documentación a medida que avanza el desarrollo.
• Guías para Desarrolladores: Comienza a trabajar en las guías si tu producto está dirigido a desarrolladores, actualizándolas a medida que se finalizan las características.
• Propuestas Técnicas: Continúa refinando estos documentos si se necesitan ajustes basados en la retroalimentación de los interesados o en la evolución del alcance del proyecto.

3. Mes 7 a 12: Etapa de preparación para el lanzamiento

• Manuales para Administradores de Sistemas: Comienza a redactar a medida que la arquitectura del sistema se solidifica.
• Guías de Instalación: Redacta estas guías una vez que el proceso de instalación esté definido.
• Manuales de Usuario y Guías de Solución de Problemas: Delinea y redacta guías de usuario basadas en las características desarrolladas y los problemas comunes anticipados.
• Preguntas Frecuentes (FAQs): Compila preguntas basadas en pruebas beta o consultas de usuarios anticipadas.
• Notas de Lanzamiento: Prepárate para el lanzamiento inicial, detallando características, correcciones de errores y problemas conocidos.

4. Mes 13 a 24: Etapa Post-Lanzamiento y Crecimiento

• Actualiza toda la documentación anterior: Refleja cambios, actualizaciones y comentarios del uso en el mundo real.
• Actualizaciones Continuas:
• Especificaciones del Producto: Actualice a medida que se añaden nuevas características o se producen cambios significativos en el producto.
• Documentación de API y Guías para Desarrolladores: Mantén estos documentos actualizados para fomentar la participación de los desarrolladores y la facilidad de uso.
• Manuales para Administradores de Sistemas y Guías de Instalación: Revisa basándote en actualizaciones de software o cambios en los requisitos del sistema.
• Manuales de Usuario y Guías de Solución de Problemas: Actualiza regularmente estos documentos para incorporar nuevas soluciones y abordar preguntas adicionales de los usuarios.
• Preguntas Frecuentes: Añade continuamente nuevas preguntas a medida que los usuarios interactúan más con el producto.
• Notas de Lanzamiento: Con cada nueva versión o actualización, proporciona notas de lanzamiento detalladas para informar a los usuarios de los cambios.

Como puedes ver, si acabas de empezar a construir tu producto, es posible que solo tengas diferentes iteraciones de tu PRD. Sin embargo, si ya has lanzado y estás en la etapa de crecimiento, lo más probable es que ya hayas creado todo tipo de documentación técnica diferente, pero puede que esté dispersa.

Basado en esto, inicia un nuevo espacio de trabajo en Slite y crea diferentes canales/páginas solo para el tipo de documentación que tienes/necesitas. En caso de que estés buscando nuestra plantilla, cópiala directamente a tu espacio de trabajo de Slite aquí.

Paso 2: Recopila tus docs existentes en un solo lugar.

Una vez que hayas estructurado tu base, tendrás una imagen clara de toda la documentación que deberías tener en esta etapa.

Dado que es posible que ya tengas parte de ella, comienza a importar desde otras fuentes. En lugar de mirar una página en blanco, comienza a importar la documentación que ya tienes. Ahora mismo, esto pueden ser notas de reuniones sueltas, la hoja de ruta del producto o PRDs de tus llamadas de lluvia de ideas. Por lo general, este tipo de documentación se crea en reuniones como Google docs ad-hoc creados rápidamente, tableros de Miro, tableros de Figjam, etc.

La mayoría de las herramientas de base de conocimiento te permiten importar docs de Google Docs, Notion o cualquier otra base de conocimiento popular que estés usando ahora mismo. Una vez importados, comienza a organizarlos por categorías y nómbralos correctamente. Si tu software de base de conocimiento tiene una función de estado de verificación como Slite, úsala para verificar cosas como especificaciones técnicas, pautas de desarrollo, etc.

Paso 3: Comienza a escribir los docs que aún no existen, pero deberían.

En el paso tres, es hora de comenzar con el proceso real de creación de contenido. La creación de conocimiento nunca es un trabajo de una sola persona. Es un proceso colaborativo y por eso deberías empezar a involucrar a tu equipo en esta etapa.

Esto tiene 2 beneficios:

1. Se hará más rápido si todos contribuyen ciñéndose a sus plazos.
2. Impulsa la cultura de la documentación en tu equipo

La mejor documentación técnica se produce generalmente cuando:

1. Cada documento tiene un propietario y colaboradores
2. Los redactores están completamente informados sobre qué escribir
3. Los escritores utilizan un lenguaje sencillo, encabezados y muchas imágenes para que su documentación sea extremadamente legible.
4. Los escritores saben quiénes leerán el documento
5. Cada documento completado es revisado al menos una vez por otra persona.
6. La mayoría de los documentos tienen un estado de verificación para que su equipo sepa qué documentación es relevante y cuándo deben actualizarla.

Esto asegurará que el contenido no solo sea claro, bien escrito y gramaticalmente correcto, sino también que sea efectivo para los usuarios.

Si su documentación técnica incluye guías prácticas o pasos a seguir, asegúrese de que los miembros de su equipo prueben esos pasos y confirmen que logran lo que se supone que deben lograr.

Paso 4: Revise la legibilidad de sus documentos

Dado que los desarrolladores, gerentes de producto y otros profesionales técnicos escriben su documentación técnica, es importante revisarla para verificar su simplicidad. Si su documentación no puede ser entendida por otras partes interesadas, es inútil tenerla.

Por eso, asegúrese de que su documentación:

• Contiene imágenes, videos, etc. para desglosar SOPs/guías prácticas complejos (si los hay)
• Tiene enlaces internos a artículos relacionados/relevantes
• Está desglosado por múltiples subtítulos
• Utiliza un lenguaje extremadamente sencillo
• Es fácil de hojear (la gente prefiere hojear el contenido, no leer párrafos palabra por palabra)

Es importante someterlo a una fase de prueba y verificar si hay problemas de organización, información confusa y problemas de usabilidad.

Para lograr este paso, también puede buscar usuarios externos para que prueben su documentación. Pídales que la lean, que la usen para ayudarles a completar las tareas que se supone que deben realizar y que le proporcionen sus comentarios honestos. Es importante asegurarse de que sus evaluadores sean externos porque verán su documentación con una mirada fresca y no tendrán ningún sesgo que afecte su evaluación.

Paso 5: Lanzar, recopilar comentarios, iterar.

Conoce esta filosofía de producto. Solo tiene que aplicarla también a su documentación.

Una vez que haya publicado su documentación técnica, promuévala y pida proactivamente comentarios a los usuarios.

En segundo lugar, establezca protocolos de mantenimiento e higiene para su documentación. Los documentos técnicos son dinámicos y pasan por actualizaciones y cambios de acuerdo con los productos que cubren. Por lo tanto, es una buena idea establecer un protocolo que detalle lo que debe hacerse cuando se necesita agregar nueva información, integrar cambios o realizar un mantenimiento general.

Muchas empresas optan por implementar un programa de mantenimiento para su documentación. Establecen fechas específicas en las que evalúan si es necesario realizar cambios, de modo que toda su información esté siempre actualizada y las modificaciones nunca se pasen por alto.

Ejemplos/Inspiración de la mejor documentación técnica

Aquí hay 7 buenos ejemplos de documentación para desarrolladores amada por partes interesadas internas y externas por igual:

Ejemplo 1: Stripe - El referente para la documentación de API

Lo bueno

• Barra lateral fija para la navegación: La documentación de Stripe presenta una barra lateral/tabla de contenidos fija, lo que mejora enormemente la navegación del usuario al proporcionar un fácil acceso a diferentes secciones sin necesidad de desplazarse. La barra lateral estructura toda su documentación como lo haría un libro de texto. Así, puede saltar de un documento a otro simplemente a través de la barra de navegación.
• Sandbox interactivo fijo: La sección de código de vista previa/sandbox en vivo permite a los desarrolladores escribir, probar y ver código en tiempo real, convirtiéndola en una herramienta invaluable para el aprendizaje y la experimentación.
• Función de copia de código: Esta funcionalidad permite a los usuarios copiar fácilmente fragmentos de código para usarlos en sus proyectos, agilizando el proceso de desarrollo.

Lo malo

• Nada, en realidad. La documentación de Stripe lo hace todo bien. Es sencilla de leer, el código es fácil de copiar para los desarrolladores y la interfaz de usuario es muy intuitiva.

La naturaleza clara, concisa e interactiva de la documentación de Stripe la ha convertido en la integración favorita entre los desarrolladores, especialmente en comparación con la documentación de software de PayPal.

Ejemplo 2: MDN Web Docs - Un segundo puesto extremadamente cercano

Lo bueno

• Ayuda de IA: Es el único ejemplo de documentación técnica en esta lista que ha añadido IA para la búsqueda de documentación técnica. Proporciona respuestas obtenidas de MDN completas con enlaces consultados, lo que hace que la recuperación de información sea eficiente y efectiva.
• Contenido completo: Ofrece una gama exhaustiva de temas, lo que lo hace más completo que muchos de sus competidores. Tiene documentos creados por sus equipos internos, expertos en la materia, redactores técnicos, etc.
• Entorno de pruebas dedicado: Permite a los usuarios experimentar con código directamente dentro de la documentación, mejorando la experiencia de aprendizaje.

Lo malo

• A pesar de su cobertura exhaustiva, MDN carece de una URL maestra única para saltar fácilmente entre diferentes secciones, lo que algunos usuarios encuentran inconveniente.

Sin embargo, cabe destacar que su función de Ayuda de IA compensa con creces la falta de navegación maestra.

Ejemplo 3: Twilio - El más cercano a Stripe, y el mejor en documentación de procesos

Lo bueno

• Sandbox interactivo: Al igual que Stripe, Twilio ofrece un sandbox para previsualizaciones de código en vivo, mejorando el aprendizaje práctico.
• Opción de calificación de página: Los usuarios pueden calificar las páginas de documentación, ofreciendo comentarios directos para mejorar los recursos.

Lo malo

• Desafíos de navegación: Algunos usuarios encuentran más lenta la navegación a través de la documentación, posiblemente debido a su naturaleza exhaustiva.

La documentación de Twilio es extremadamente detallada y es la más comparable a Stripe en términos de experiencia de usuario. Sin embargo, algunos desarrolladores encuentran el diseño de Stripe más limpio y fácil de navegar.

Ejemplo 4: Django - Cumple su cometido

Lo bueno

• Cobertura extensa: La documentación de Django cubre todo, desde lo básico para principiantes hasta temas avanzados para desarrolladores experimentados, convirtiéndola en una ventanilla única para los usuarios de Django.
• Bien organizada: La documentación está organizada lógicamente, lo que facilita a los desarrolladores encontrar la información específica que necesitan.

Lo malo

• Debido a su exhaustividad, los nuevos usuarios podrían encontrar abrumador navegar a través de la vasta cantidad de información disponible.

Aspecto clave a tener en cuenta

• La documentación de Django es un estándar de oro para la documentación de frameworks, ofreciendo guías detalladas y tutoriales que son cruciales tanto para desarrolladores novatos como experimentados.

Ejemplo 5: Laravel - Minimalista pero completo

Lo bueno

• Navegación minimalista: Una barra lateral fija mínima simplifica la navegación, facilitando a los usuarios encontrar lo que necesitan sin distracciones.
• Alternar modo oscuro: La opción de cambiar entre modos claro y oscuro se adapta a las diferentes preferencias del usuario, mejorando la legibilidad.

Lo malo

• Aunque su simplicidad es una fortaleza, algunos usuarios podrían buscar elementos más interactivos similares a los que se encuentran en la documentación de Stripe o Twilio.

La documentación de Laravel destaca principalmente por su simplicidad y eficacia, especialmente en cómo utiliza tablas, imágenes y un lenguaje sencillo para transmitir temas complejos.

Ejemplo 6: DigitalOcean - Redefine el significado de exhaustivo

Lo bueno

• Participación de la comunidad: Características como una sección de comentarios al final de los tutoriales fomentan un fuerte sentido de comunidad.
• Botones de copia con un clic: Mejora la usabilidad al permitir a los usuarios copiar fácilmente fragmentos de código.
• Tienen un artículo para todo: Han cubierto todas las bases, incluso los casos de uso más pequeños.

Lo malo

• Aunque son completos, algunos tutoriales pueden asumir un nivel de conocimiento preexistente, lo que podría hacerlos menos accesibles para principiantes absolutos.

La documentación de DigitalOcean sobresale en la participación de la comunidad, proporcionando una plataforma no solo para el aprendizaje sino también para la discusión y el intercambio de conocimientos.

Ejemplo 7: Arch Wiki - Un diseño familiar

Lo bueno

• Simplicidad: Ofrece una simplicidad similar a la de Wikipedia en su diseño, centrándose en entregar información de la manera más directa.
• Interconexión: Una excelente interconexión entre páginas ayuda a la navegación y proporciona una red completa de información.

Lo malo

• El enfoque minimalista podría no satisfacer a los usuarios que prefieren una documentación más guiada y basada en tutoriales con elementos interactivos.

La Arch Wiki es reconocida por su precisión, información actualizada y estructura sin rodeos, lo que la convierte en una favorita entre los usuarios que prefieren la precisión y la profundidad en la documentación.

Lo que se debe y no se debe hacer en una buena documentación

Qué hacer

1. Facilite la navegación: Utilice una barra lateral o una página de contenido clara para que la gente pueda encontrar lo que necesita rápidamente, tal como lo hace Stripe.
2. Añada ejemplos interactivos: Permita a los usuarios probar código o verlo en acción. Stripe y Twilio son excelentes en esto, haciendo que el aprendizaje sea más divertido y práctico.
3. Manténgalo simple y claro: Escriba de una manera fácil de entender. Laravel es bueno en esto, convirtiendo ideas complejas en explicaciones sencillas. La redacción técnica debe ser accesible para todos.
4. Permita que los usuarios se comuniquen entre sí: Tenga un lugar para comentarios o discusiones. Los tutoriales de DigitalOcean son más útiles porque incluyen comentarios y discusiones de los usuarios.
5. Cubra información relevante: Hable sobre temas simples y complejos para ayudar tanto a usuarios nuevos como experimentados. MDN Web Docs lo hace bien al ofrecer muchas guías detalladas sobre tecnologías web.
6. Actualice con frecuencia: Mantenga siempre su documentación actualizada para asegurar que los usuarios tengan la información más reciente. La Arch Wiki siempre está al día, lo cual es muy útil.

Qué evitar

1. No sobrecargue a los usuarios: Demasiada información a la vez puede ser abrumadora. Es mejor organizar el contenido para que sea fácil de digerir.
2. No omita los ejemplos: Los usuarios necesitan ejemplos para entender cómo funcionan las cosas. Asegúrese de que su documentación incluya ejemplos prácticos y de la vida real. Vaya más allá y añada cosas como capturas de pantalla o grabaciones de pantalla a su contenido técnico.
3. No ignore el diseño: Un sitio de documentación desordenado o difícil de leer puede ahuyentar a los usuarios. Asegúrese de que su sitio sea ordenado y fácil de usar.
4. No ignore los comentarios: Las sugerencias de los usuarios pueden ayudar a mejorar su documentación. Preste atención a lo que dicen los usuarios.
5. No asuma que todos lo saben todo: Recuerde, no todos serán expertos. Incluya guías básicas para principiantes e información más detallada para aquellos que la necesiten.
6. No olvide la búsqueda: Una buena función de búsqueda facilita a los usuarios encontrar exactamente lo que necesitan sin perder tiempo.
7. No bombardee con acrónimos: Tenga cuidado al usar acrónimos. Si bien agilizan el proceso de escritura, asegúrese de incluir la forma completa de los acrónimos para aquellos que no los conozcan.

Conclusión final: Estructure como un libro de texto, tenga un diseño funcional y siga mejorándolo.

Recuerde, la mejor documentación crece y se adapta con sus usuarios. Escucha sus luchas y triunfos, evolucionando para satisfacer mejor sus necesidades. No se trata solo de tener todas las respuestas, sino de hacer que esas respuestas sean accesibles y atractivas para todos, desde el principiante curioso hasta el experto experimentado.

Así que, tome una página de los manuales de Stripe, MDN, Laravel y otros que lideran con el ejemplo. Aspire a crear documentación que no solo informe, sino que inspire y empodere a sus usuarios.

En pocas palabras,

Una buena documentación técnica es un punto de venta de su producto.

Una excelente documentación técnica significa que todos lanzan más rápido. Por eso, los desarrolladores avalan internamente el uso de aplicaciones para una gran documentación. Sea uno de ellos.