¿Qué es un esquema del proyecto?
Un esquema del proyecto es uno de los documentos fundamentales utilizados en los mundos de la planificación y gestión de proyectos. En esencia, es una versión más simple de un plan de proyecto. Los planes de proyecto suelen ser largos, detallados y extensos, mientras que los esquemas de proyecto son concisos y directos. Son completos, pero al mismo tiempo reúnen todos los elementos más importantes de los planes de proyecto y los presentan en un paquete breve y fácil de digerir.
Básicamente, los esquemas de proyecto ofrecen una visión general de tu proyecto de un vistazo. También son el mejor amigo de un gerente de proyecto, ya que sirven para diversos propósitos internos y externos. Cualquiera que necesite estar al tanto de un proyecto puede hacerlo revisando su esquema.
¿Quién debería crear un esquema del proyecto?
Con mayor frecuencia, la persona principal a cargo es el gerente de proyecto. Sin embargo, las personas responsables de elaborar un esquema del proyecto también dependen de las circunstancias particulares del proyecto y de si se utiliza internamente o externamente.
Dependiendo de la situación, el gerente de proyecto podría consultar a los miembros del equipo, proveedores de servicios externos, clientes, interesados, patrocinadores del proyecto, tomadores de decisiones clave u otro personal de la empresa en la formación de su esquema del proyecto.
Si el esquema del proyecto se utiliza externamente como una propuesta de proyecto, probablemente será presentado por el gerente de proyecto.
¿Dónde encajan los esquemas de proyecto en el proceso de planificación de proyectos?
En pocas palabras, los esquemas de proyecto son como versiones más concisas de los planes de proyecto. Son documentos clave en los procesos de planificación... incluso para los proyectos más simples. Como tales, son más útiles cuando se elaboran al principio del ciclo de vida de tu proyecto. De esa manera, actúan como una especie de hoja de ruta tanto para los gerentes de proyecto como para los equipos de proyecto.
Es particularmente importante elaborar un excelente esquema del proyecto al principio de tu proceso de planificación porque resultan útiles tanto internamente como externamente.
Externamente, pueden actuar como plantilla de propuestas de proyecto y presentarse a nuevos clientes, interesados, patrocinadores del proyecto y otros actores clave. Un esquema del proyecto excelente ayudará a incorporar a las personas adecuadas para trabajar en tu proyecto e incluso a asegurar recursos y financiación.
Internamente, los esquemas de proyecto pueden ayudar a orientar a tu equipo de proyecto al comenzar a trabajar en su próximo proyecto. Ayudan a establecer flujos de trabajo, a organizar a las personas y a fomentar la eficiencia en los primeros días de tu proceso de planificación.
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Olvídate de compartir enlaces a innumerables hojas de Excel y Google Docs. Al usar una plantilla de Slite, podrás mantener toda la información esencial que compone tu esquema del proyecto en un lugar de fácil acceso.
No pierdas el tiempo empezando de cero cuando trabajes en tu próximo proyecto. Nuestra plantilla gratuita te ayudará a guiarte al empezar y es fácil de personalizar según tus necesidades individuales y la metodología de planificación preferida. También se puede actualizar en tiempo real, por lo que es fácil de actualizar a lo largo del ciclo de vida dinámico de tu proyecto.
¿Cuáles son los componentes principales de los esquemas de proyecto?
Lo bueno de los esquemas de proyecto es que se verán un poco diferentes según los detalles y necesidades individuales de tu proyecto. Sin embargo, los esquemas de proyecto incluyen los siguientes elementos clave:
- Información básica: Nunca subestimes la importancia de tener los detalles clave de tu proyecto disponibles para consultar en cualquier momento. Incluye información como nombre del proyecto, fecha actual, gerente de proyecto, miembros del equipo y otros tomadores de decisiones clave e interesados.
- Resumen ejecutivo: Proporciona una visión general rápida y completa del proyecto.
- Antecedentes del proyecto: Describe el contexto detrás de tu nuevo proyecto, así como por qué tu equipo está trabajando en él. Asegúrate de justificar el enfoque detrás de tu plan de gestión del proyecto en su conjunto.
- Declaración de trabajo: Lo más importante, ten en cuenta tu alcance del proyecto. Describe qué elementos están incluidos en tu trabajo y qué elementos no lo están.
- Objetivos del proyecto, restricciones, supuestos, dependencias y riesgos potenciales.
- Cronograma general del proyecto: Incluye plazos generales, entregables y otras métricas clave. No te atasques en los detalles aquí y cíñete a fechas aproximadas y objetivos de progreso. Esto a veces se estiliza como un diagrama de Gantt, especialmente para proyectos complejos.
- Presupuesto inicial del proyecto y otra información financiera clave.
Nuestros mejores consejos para escribir un esquema del proyecto
Escribir un excelente esquema del proyecto ayuda a establecer el tono adecuado para tu proyecto y a que empiece con buen pie. ¿Qué tengo que hacer para elaborar un gran esquema del proyecto, te preguntarás?
Existen varios enfoques posibles al iniciar un esquema del proyecto, pero los siguientes consejos seguramente te ayudarán, independientemente del camino que elijas:
1. Considera varias perspectivas
Con toda probabilidad, una variedad de personas leerán tu esquema del proyecto al final del ciclo de vida de tu proyecto. Para asegurarte de que sea fácilmente comprendido por todas esas personas, asegúrate de considerar varias perspectivas al elaborarlo. Hazte preguntas como: "¿Qué información querrán ver incluida los interesados clave?" y "¿Qué detalles esenciales necesito incluir para mi equipo de proyecto?"
2. Mantenlo simple
No caigas en la trampa de usar un lenguaje demasiado adornado y jerga de la industria. Idealmente, quieres que tu esquema del proyecto sea fácilmente comprendido por la mayor cantidad de personas posible. Mantén tu escritura clara y fácil de digerir. Quieres que la gente pueda mirar tu esquema del proyecto y entender sus puntos clave con facilidad. Si no estás seguro de cómo simplificar tu contenido de manera efectiva, observar un
3. Haz una lluvia de ideas en equipo
Aquí en Slite, nos apasiona el trabajo en equipo y la colaboración. La mejor manera de allanar el camino hacia un proyecto exitoso es trabajar juntos desde el principio. Dos (o muchas) cabezas piensan mejor que una, después de todo. Reúne a todos los actores clave de tu proyecto y pídeles sus comentarios y contribuciones al comenzar tu esquema del proyecto. Podemos garantizar que el resultado será mejor.
4. Forma un equipo de ensueño basado en las fortalezas
Tu esquema del proyecto debe elaborarse justo al comienzo de tu proceso de planificación del proyecto. Utiliza el desarrollo de tu esquema del proyecto como una oportunidad para formar un equipo ideal para trabajar en tu proyecto. Si eres un gerente de proyecto o estás a cargo de un proyecto, incorpora personas a tu equipo de proyecto basándote en las fortalezas y habilidades que sabes que aportarán al trabajo.
5. Sé realista
Los esquemas de proyecto son herramientas clave de gestión de proyectos a las que recurrirás una y otra vez, por lo que es importante mantenerlos realistas. No seas demasiado ambicioso con los objetivos de tu proyecto y no te comprometas con cosas que sospechas que no serán posibles. Haz tu mejor esfuerzo para ser veraz, preciso y pragmático en cuanto a los elementos de tu esquema del proyecto. Tú (y tu equipo de proyecto) nos lo agradecerán más tarde.
6. Establece un cronograma
En la misma línea, puede ser fácil evitar redactar un cronograma del proyecto tan temprano en el proceso de planificación. Sin embargo, te animamos a incluir uno en tu esquema del proyecto. No tiene que ser nada extenso, pero estimar fechas y plazos aproximados para los entregables y hitos clave ayudará a dar una estructura temprana a tu proyecto.
7. Delega
Los proyectos, especialmente los grandes, pueden volverse complejos... y rápido. Elimina algunas de esas complicaciones comenzando a delegar tareas desde el principio. Elaborar un esquema del proyecto es el momento perfecto para establecer subcomités y decidir qué miembros del equipo deben trabajar en qué. También es un momento conveniente para determinar si necesitas contratar proveedores de servicios externos o contratistas.
8. Determina el alcance... y cíñete a él
Una de las partes más importantes al elaborar un esquema del proyecto es determinar el alcance del proyecto. El alcance del proyecto es vital en cualquier proceso de gestión de proyectos, ya que determina qué está dentro de los parámetros de un proyecto y qué no lo está. Asegúrate de determinar el alcance de tu proyecto en tu proceso de desarrollo del esquema del proyecto... ¡y cíñete a él!
Comienza tu próximo proyecto con un esquema del proyecto excelente
Como puedes ver, los esquemas de proyecto son pequeños documentos muy útiles que pueden ayudar enormemente a tu proceso de gestión de proyectos cuando se hacen correctamente. Son útiles tanto interna como externamente y actúan como guías prácticas a las que se puede recurrir en cualquier momento mientras trabajas en tu proyecto.
Invertir un poco de tiempo en elaborar un esquema del proyecto bien hecho al inicio de tu proyecto vale la pena. Ya sea que estés trabajando en uno ahora o planees hacerlo en un futuro cercano, consultar este artículo (y nuestra plantilla gratuita) te ayudará a empezar con buen pie en poco tiempo.
